Internationaler Dokumentenverkehr
Wer Dokumente im Ausland verwenden möchte, steht oft vor der Herausforderung, diese offiziell beglaubigen zu lassen. Damit eine Urkunde oder ein Zeugnis in einem anderen Land anerkannt wird, muss sie auf Echtheit überprüft werden. Je nach Zielland muss ein Dokument dazu mit einer Apostille oder einer Legalisation versehen werden.
Unsere Firma ReSartus unterstützt Sie dabei, Ihre Unterlagen sprachlich korrekt vorzubereiten – bitte beachten Sie jedoch, dass wir ein reines Übersetzungsbüro sind. Unser Auftrag ist es, Ihre Dokumente professionell zu übersetzen. Die notwendige Apostille oder Legalisation muss bereits vor der Übersetzung auf dem Originaldokument vorhanden sein. Wie Sie dies für individuelle Länder im Einzelfall beantragen können, haben wir für viele Sprachen in den jeweiligen FAQs zusammengetragen.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung von Urkunden und wird zwischen Staaten angewandt, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind. Bei einer Apostille bestätigt eine dafür zuständige Behörde die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels auf dem Dokument.
Typische Dokumente, die apostilliert werden können, sind Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden), Zeugnisse, Führungszeugnisse oder Gerichtsurteile. Zuständig für die Ausstellung der Apostille sind unterschiedliche Stellen: Personenstandsurkunden werden von den Regierungspräsidien, Bezirksregierungen oder deren nachgeordneten Behörden beglaubigt, Zeugnisse in der Regel von Kultus- oder Bildungsministerien. Führungszeugnisse erhalten ihre Apostille direkt vom Bundesamt für Justiz. Für eine Reihe von Dokumenten haben wir die jeweils übergeordneten Behörden an anderer Stelle bereits zusammengestellt.
Was ist eine Legalisation?
Eine Legalisation ist ein Verfahren der Echtheitsbestätigung für Urkunden und wird zwischen Staaten angewandt, wenn eines von beiden nicht dem Haager Übereinkommen angehört – oder der Beitritt des einen vom anderen nicht anerkannt wird. Hier wird die Echtheit eines Dokuments durch eine diplomatische oder konsularische Vertretung des Ziellandes bestätigt.
Der Ablauf ist komplexer als bei der Apostille: Zunächst muss das Dokument von einer deutschen Behörde vorbeglaubigt werden, anschließend durch eine übergeordnete Behörde (wie z.B. einem Regierungspräsidium oder einem Ministerium) überbeglaubigt und zuletzt vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg endbeglaubigt werden. Erst danach erfolgt die eigentliche Legalisation durch die Botschaft oder das Konsulat des betreffenden Staates. In manchen Fällen muss dann im Zielland das Außenministerium die Richtigkeit der Legalisation bestätigen.
Ein Beispiel: Soll ein deutscher Hochschulabschluss für ein Land wie die Vereinigten Arabischen Emirate verwendet werden, durchläuft es diese mehrstufige Beglaubigungskette aus Vorbeglaubigung, Überbeglaubigung, Endbeglaubigung und Legalisation.
Welches von beidem wird benötigt?
Für welche Länder eine Apostille genügt und bei welchen Staaten eine Legalisation erforderlich ist, hängt davon ab, ob das Land Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens ist oder nicht. Eine aktuelle Liste dieser Staaten finden Sie auf der Website des Auswärtigen Amts.
Länder wie Kanada, China oder die USA akzeptieren eine Apostille, während Staaten wie die Ägypten, die Vereinigten Arabischen Emirate oder Vietnam meist eine Legalisation verlangen. Manche Länder wie Indien, Aserbaidschan oder Pakistan sind zwar offiziell Teil des Apostillabkommens, dies wird aber von Deutschland nicht anerkannt. Hier ist also weiterhin eine Legalisation nötig.
Für EU-Staaten gilt darüber hinaus, dass Apostillen seit 2016 nicht mehr unbedingt nötig sind, sondern nur möglich. Die Entscheidung, ob überhaupt eine Apostille erstellt werden soll, liegt im Einzelfall bei den Behörden vor Ort. Manche Länder benötigen mittlerweile gar keine Echtheitsüberprüfung mehr.
In welchen Ländern ist Legalisation nicht möglich?
In manchen Ländern ist eine Legalisation aufgrund der politischen Situation oder hohen Zahl an gefälschten Dokumenten nicht möglich ist. Deutschen Behörden ist das Problem bekannt und auf eine Legalisation wird oft verzichtet. Prüfen Sie dies im Einzelfall auf der Webseite der jeweiligen deutschen Botschaft und sprechen Sie mit der Behörde, bei der Sie die Dokumente einreichen möchten.
Für die folgenden Länder ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Legalisation nicht möglich (Stand 05/2025):
Afghanistan, Äquatorialguinea, Dschibuti, Eritrea, Gabun, Irak, Jemen, Kuba, Liberia, Niger, Sierra Leone, Somalia, Sudan, Südsudan, Tadschikistan, Tschad, Turkmenistan, Zentralafrikanische Republik.
In welchen Ländern ist Echtheitsprüfung über Amtshilfe möglich?
In manchen Ländern ist eine Legalisation nur sehr begrenzt möglich. Stattdessen wird die Echtheit von Dokumenten über Ersatzverfahren wie die Amtshilfe geprüft oder den deutschen Behörden ist das Problem bekannt und auf eine Legalisation wird verzichtet. Prüfen Sie dies im Einzelfall auf der Webseite der jeweiligen deutschen Botschaft und sprechen Sie mit der Behörde, bei der Sie die Dokumente einreichen möchten.
Für die folgenden Länder ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Legalisation durch andere Verfahren wie Amtshilfe ersetzt (Stand 05/2025):
Äthiopien, Bangladesch, Benin, Burundi, Côte d’Ivoire (Elfenbeinküste), Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Haiti, Indien, Kamerun, Kenia, Kongo (Demokratische Republik), Kongo (Republik), Laos, Madagaskar, Mali, Mosambik, Mongolei, Myanmar, Nepal, Nigeria, Pakistan, Sri Lanka, Togo, Uganda, Usbekistan.
In welchen Ländern ist Legalisation teilweise möglich?
In manchen Ländern ist eine Legalisation nur für bestimmte Dokumente und Urkunden möglich. Oftmals sind dies etwa Personenstandsurkunden wie Geburts- und Eheurkunden. Für andere Dokumente gibt es oft Ersatzverfahren wie die Amtshilfe oder den deutschen Behörden ist das Problem bekannt und auf eine Legalisation wird verzichtet. Prüfen Sie dies im Einzelfall auf der Webseite der jeweiligen deutschen Botschaft und sprechen Sie mit der Behörde, bei der Sie die Dokumente einreichen möchten.
Für die folgenden Länder ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Legalisation nötig, aber nur begrenzt möglich (Stand 05/2025):
Algerien, Dominikanische Republik, Kambodscha, Kosovo, Libyen, Philippinen, Sambia, Syrien, Tunesien.
In welchen Ländern ist eine Legalisation möglich?
Die folgenden Länder sind nicht Vertragsstaaten des Haager Apostillabkommens. Dementsprechend ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Legalisation nötig und möglich (Stand 05/2025) :
Ägypten, Angola, Benin, Bhutan, Burkina Faso, Grönland, Iran, Jordanien, Kiribati, Komoren, Kuwait, Libanon, Malaysia, Malediven, Mauretanien, Mikronesien, Nauru, Palästina, Papua-Neuguinea, Simbabwe, Taiwan, Tansania, Thailand, Tokelau, Turkmenistan, Tuvalu, Uganda, Vereinigte Arabische Emirate, Vietnam.
In welchen Ländern ist eine Legalisation nötig, da Apostillen nicht anerkannt werden?
Die folgenden Länder sind Vertragsstaaten des Haager Apostillabkommens, Deutschland erkennt dies jedoch nicht an. Dementsprechend ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Legalisation nötig (Stand 05/2025):
Aserbaidschan, Marokko, Moldau, Ruanda, Senegal.
In welchen Ländern ist eine Apostille nötig?
Die folgenden Länder sind Vertragsstaaten des Haager Apostillabkommens und werden von Deutschland als solche anerkannt. Dementsprechend ist zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland und ausländischen Urkunden in Deutschland eine Apostille nötig (Stand 05/2025):
Albanien, Andorra, Antigua und Barbuda, Argentinien, Armenien, Australien, Bahamas, Bahrain, Barbados, Belarus, Belize, Bolivien, Bosnien-Herzegowina, Botsuana, Brasilien, Brunei Darussalam, Chile, China, Cookinseln, Costa Rica, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eswatini, Fidschi, Georgien, Grenada, Guatemala, Guyana, Honduras, Indonesien, Island, Israel, Jamaika, Japan, Kanada, Kap Verde, Kasachstan, Kirgisistan, Kolumbien, Lesotho, Liechtenstein, Malawi, Marshallinseln, Mauritius, Mexiko, Monaco, Montenegro, Namibia, Neuseeland (außer Tokelau), Nicaragua, Niue, Nordmazedonien, Norwegen, Oman, Palau, Panama, Paraguay, Peru, Russland, Samoa, San Marino, Saudi Arabien, Serbien, Seychellen, Singapur, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, St. Vincent und die Grenadinen, Sao Tomé und Príncipe, Südafrika, Südkorea, Suriname, Tonga, Trinidad und Tobago, Türkei, Ukraine, Vanuatu, Venezuela, Vereinigte Staaten, Vereinigtes Königreich (auch Überseegebiete).
In welchen Ländern ist eine Apostille möglich?
Die folgenden Länder sind Vertragsstaaten des Haager Apostillabkommens und werden von Deutschland als solche anerkannt. Ob Sie jedoch wirklich eine Apostille benötigen, sollten Sie unbedingt mit der jeweiligen Behörde klären. Denn zur Verwendung von deutschen Urkunden im EU-Ausland und EU-ausländischen Urkunden in Deutschland ist eine Apostille nicht mehr nötig, sondern nur noch möglich (Stand 05/2025). Dies betrifft konkret:
Bulgarien, Estland, Finnland, Irland, Kroatien, Lettland, Litauen, Malta, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Zypern.
In welchen Ländern ist keine Förmlichkeiten mehr nötig?
Für die folgenden Staaten sind aufgrund von bilateralen oder multilateralen Abkommen für Dokumente überhaupt keine Förmlichkeiten mehr nötig (Stand 05/2025):
Belgien, Dänemark (außer Grönland), Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich, Schweiz.
Überbeglaubigung der Übersetzung
Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung von deutschen Dokumenten im Ausland oft auch eine beglaubigte Übersetzung mit zusätzlicher Überbeglaubigung nötig ist – die wenigsten deutschen Behörden stellen Dokumente etwa auf Englisch aus. Die beglaubigte Übersetzung selbst kann bei dem Oberlandesgericht oder Landgericht, bei dem der Übersetzer beeidigt oder ermächtigt wurde, überbeglaubigt werden. Diese Überbeglaubigung bestätigt, dass die Übersetzung von einem offiziell anerkannten Übersetzer erstellt wurde.
Hier sollten Sie sich unbedingt selbst bei den zuständigen Stellen oder Behörden des Ziellandes informieren, welche Anforderungen an die Übersetzung und deren Beglaubigung gestellt werden. Denn in Deutschland werden beglaubigte Übersetzungen nur dann anerkannt, wenn der Übersetzer in Deutschland beeidigt ist. Eine im Ausland angefertigte Übersetzung wird in Deutschland nicht akzeptiert, auch wenn der Übersetzer zum Beispiel für die Gerichte in Spanien, Serbien oder Syrien beeidigt ist.
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Beispiel 1: Apostille für ukrainische Dokumente
Nehmen wir an, Sie haben sich in der Ukraine scheiden lassen, ein Führungszeugnis beantragt oder einen (Hoch-) Schulabschluss erlangt und möchten diesen in Deutschland verwenden. Die Ukraine ist Teil des Apostillabkommens und wird als solcher von Deutschland anerkannt. Klären Sie als erstes mit der deutschen Behörde (z.B. Standesamt, Prüfungsamt der Universität), ob diese eine Apostille benötigt.
Wenn ja, müssen Sie diese je nach Art des Dokuments bei der übergeordneten Behörde beantragen. Auf der Webseite der deutschen Botschaft in der Ukraine finden Sie hierzu die richtigen Ansprechpartner. Wenn die Apostille angebracht wurde, folgt eine beglaubigte Übersetzung von Dokument und Apostille. Diese muss von einem in Deutschland beeidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt werden, was wir gerne für Sie übernehmen. Nun können Sie das Dokument in Deutschland verwenden.
Kurz:
- Klären, ob in Deutschland eine Apostille verlangt wird
- Apostille im Ausland beantragen
- Dokumente samt Apostille in Deutschland beglaubigt übersetzen lassen
- Übersetzte Dokumente sind verwendbar
Beispiel 2: Apostille für deutsche Dokumente
Wenn Sie umgekehrt zum Beispiel ein deutsches Scheidungsurteil in der Ukraine verwenden wollen, ist der Verlauf ähnlich. Klären Sie zunächst, ob die ukrainischen Behörden eine Apostille benötigen. Ein Scheidungsurteil wird meist von einem Amtsgericht ausgestellt. Diesem übergeordnet ist ein (Ober-) Landgericht. Welches hier verantwortlich ist, lässt sich normalerweise mit einer Websuche herausfinden. Schicken Sie dem übergeordneten Gericht die zu apostillierenden Dokumente im Original, oder besser in beglaubigter Kopie, gemeinsam mit einem Antrag auf Apostille. Lassen Sie anschließend die Dokumente mit Apostille beglaubigt übersetzen. Gerne übernehmen wir das für Sie.
Anschließend muss die beglaubigte Übersetzung überbeglaubigt werden. Dazu schicken Sie die beglaubigte Übersetzung gemeinsam mit einem Antrag auf Überbeglaubigung an das Gericht, bei dem der Übersetzer beeidigt wurde. Welches das ist, steht normalerweise im Beglaubigungsvermerk oder Stempel des Übersetzers. Gerne teilen wir Ihnen dies aber auch mit. Manche Gerichte haben eigene Formulare, andere nicht. Für solche Fälle können Sie entweder selbst ein Schreiben verfassen oder unseren Musterantrag auf Überbeglaubigung verwenden. Wenn die Übersetzung überbeglaubigt wurde, können Sie das Dokument im Ausland verwenden.
Kurz:
- Im Ausland klären, ob eine Apostille verlangt wird
- Apostille in Deutschland beantragen
- Dokumente samt Apostille in Deutschland beglaubigt übersetzen lassen
- Übersetzung überbeglaubigen lassen
- Übersetzte Dokumente sind verwendbar
Beispiel 3: Legalisation für deutsche Dokumente
Nehmen wir an, Sie wollen Ihren Hochschulabschluss in den Vereinigten Arabischen Emiraten (VAE) verwenden. In diesem Fall müssen Sie den regulären Legalisationsprozess durchlaufen. Dafür müssen Sie ihren Abschluss an Ihrer Hochschule vorbeglaubigen lassen. Idealerweise bitten Sie Ihre Hochschule um eine beglaubigte Kopie Ihres Abschlusses samt Transkript. Diese beglaubigte Kopie lassen Sie nun beim für Sie zuständigen Kultus- oder Bildungsministerium für die Verwendung im Ausland überbeglaubigen. Danach erfolgt die Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg. Wenn alle Schritte bei deutschen Behörden abgeschlossen sind, erfolgt die beglaubigte Übersetzung der Dokumente samt Legalisation in eine der Amtssprachen des Ziellands sowie die anschließende Übergeblaubigung der Übersetzung. In den VAE ist dies aktuell für Arabisch und Englisch möglich. Gerne übernehmen wir das für Sie.
Danach muss die Auslandsvertretung des Ziellandes die Richtigkeit der Endbeglaubigung bestätigen. In diesem Fall wären das die Botschaft der VAE in Berlin oder das Generalkonsulat in München. Abschließend muss oft das Außenministerium im Zielland, also hier der VAE, die Richtigkeit der Legalisierung durch die Auslandsvertretung bestätigen. Nun können Sie das Dokument im Ausland verwenden.
Kurz:
- Im Ausland klären, ob eine Legalisation verlangt wird
- Vorbeglaubigung beantragen
- Überbeglaubigung beantragen
- Endbeglaubigung beantragen
- Dokumente samt Legalisation in Deutschland beglaubigt übersetzen lassen
- Übersetzung überbeglaubigen lassen
- Legalisation in der ausländischen Vertretung bestätigen lassen
- Legalisation vom Außenministerium im Zielland bestätigen lassen
- Übersetzte Dokumente sind verwendbar
Damit Ihr Anliegen erfolgreich umgesetzt werden kann, empfehlen wir Ihnen, sich frühzeitig beraten zu lassen und uns die betreffenden Dokumente sowie Informationen zum Zielland bereitzustellen. So stellen wir sicher, dass Ihre Unterlagen sprachlich einwandfrei übersetzt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet sind.
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