Kleinunternehmer & Rechnungen

Was Übersetzer:innen und Dolmetscher:innen unbedingt wissen sollten

Für viele Übersetzer:innen und Dolmetscher:innen sind Sprache und Präzision alltägliche Werkzeuge – in der Kommunikation ebenso wie im Beruf. Doch sobald es um Rechnungen geht, wird die Sache oft komplizierter. Gerade für Kleinunternehmer:innen gelten besondere steuerliche Regelungen, die Entlastung bringen, aber auch Pflichten mit sich führen. Wer die wichtigsten Grundlagen kennt, kann Zeit und Nerven sparen – und professionell auftreten.

1. Kleinunternehmerregelung: Vorteile und Grenzen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) erlaubt es Selbstständigen mit geringeren Jahresumsätzen, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Dadurch entfällt die Pflicht zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung, was die Buchhaltung vereinfacht.

Als Kleinunternehmer:in gilt man, wenn:

der Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und
der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt.

Vorteile:

Vereinfachte Buchhaltung und weniger Verwaltungsaufwand.
Kein Ausweis und keine Abführung von Umsatzsteuer.
Geringerer Endpreis kann gegenüber Privatkund:innen attraktiv wirken.

Grenzen:

Kein Vorsteuerabzug möglich.
Für größere Firmenkunden oft weniger attraktiv, da sie keine Vorsteuer geltend machen können.
Bei Überschreitung der Umsatzgrenzen entfällt der Status automatisch – und die Pflicht zur Umsatzsteuer greift rückwirkend.

Ein genauer Überblick über Umsätze und laufende Projekte ist daher essenziell.

2. Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung

Auch ohne Umsatzsteuer müssen alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sein. Eine fehlerhafte Rechnung kann steuerlich nicht anerkannt werden.

Folgende Angaben sind erforderlich:

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Kunden
→ Eine falsche Empfängeradresse macht die Rechnung ungültig und erfordert eine neue Ausstellung.
Rechnungsdatum
Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
→ Zum Beispiel: 2025-10-1, 2025-135 oder ÜB127.
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung
Honorar oder Preis (brutto = netto)
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
→ Eine fehlende Nummer kann als Hinweis auf Schwarzarbeit gewertet werden.
Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG → Zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

3. Vereinfachungen und Sonderfälle

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen. Es genügen:

Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
Ausstellungsdatum
Beschreibung der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Angaben wie Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder vollständige Kundendaten entfallen hier.

Rechnungen ins EU-Ausland

Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen. Das bedeutet: Die Umsatzsteuer wird nicht in Deutschland, sondern im Land des Leistungsempfängers abgeführt.
Für viele Übersetzungsleistungen gilt zudem, dass sie nicht im Ausland steuerbar sind – hier lohnt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.

Digitale Rechnungen und E-Rechnungen

Der Versand von Rechnungen per E-Mail im PDF-Format ist derzeit ausreichend.
Ab 2025 hat jedoch die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen begonnen, die bestimmte Datenformate (z. B. XML) verwenden. Übergangsfristen gelten voraussichtlich bis Ende 2026, teilweise sogar bis Ende 2027.
Aktuell reicht es, über ein geeignetes E-Mail-Postfach zu verfügen und digitale Belege sicher zu archivieren.

4. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Falsche Adressdaten oder Empfänger: Rechnung wird ungültig und muss neu ausgestellt werden.
Alte Vorlage wiederverwendet: Datum, Kundendaten oder Beträge nicht angepasst – häufige Fehlerquelle.
Rechnungsnummer doppelt vergeben: Jede Nummer muss eindeutig sein; am besten mit Jahresbezug (z. B. 2025-10-01).
Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen: Kleinunternehmer:innen dürfen sie nicht berechnen.
Unklare Leistungsbeschreibung: Wer welche Leistung wann erbracht hat, muss eindeutig erkennbar sein.

Auf der Webseite von ReSartus steht zudem eine Musterrechnung zum Download bereit, die als Vorlage dienen kann.

5. Besondere Aspekte für Sprachdienstleister:innen

Leistungsbeschreibung

Bei Übersetzungen: Sprache, Umfang (z. B. Wort- oder Zeilenzahl) und Abgabetermin

Bei Dolmetschleistungen: Art der Leistung (Simultan, Konsekutiv), Ort und Datum des Einsatzes.

Wenn es ein Aktenzeichen oder eine Auftragsnummer gibt, hilft diese dem Rechnungsempfänger bei der internen Zuordnung der Rechnung.

Vergütungsmodelle

Neben Stunden- oder Wortpreisen sind Pauschalpreise gängig.
Vorteile: einfache Kalkulation, klare Kosten für den Kunden.
Nachteile: Risiko bei Mehraufwand – aber auch Potenzial für Gewinn bei effizienter Arbeit.

Achtung: Wenn Sie bei Auftragsbestätigung nicht explizit darauf hinweisen, gilt das JVEG zum Beispiel bei Dolmetschterminen für Privat- und Geschäftskundschaft nicht – dieses bezieht sich nur auf die Heranziehung bei Gerichten!

Zahlungsbedingungen

Klar formulierte Zahlungsziele (z. B. 14 Tage) schaffen Transparenz. Bei Rechnungen an Unternehmen und Behörden wird meist ein Zahlungsziel von 30 oder 60 Tagen vereinbart. Bei Justiz-, Landes- und Bundesbehörden kann dies unter Umständen auch länger dauern, da intern oft mehrere Freigaben erteilt werden müssen.
In einigen Fällen können Gutschriften vereinbart werden – dabei erstellt der Kunde die Rechnung selbst, etwa bei längerfristiger Zusammenarbeit.

6. Buchhaltung digitalisieren – mit Überblick und Effizienz

Digitale Buchhaltung bietet viele Vorteile:

Rechnungen, Zahlungseingänge und Fälligkeiten bleiben im Blick.
Mahnungen lassen sich automatisiert versenden.
Belege und Rechnungen werden revisionssicher archiviert.
Programme unterstützen bei der Erstellung rechtssicherer Rechnungen und beim Datev-Export für den Steuerberater.

Viele Lösungen sind bereits ab etwa 10 Euro pro Monat erhältlich – steuerlich absetzbar und ideal für Kleinunternehmer:innen.
Eine bewährte und kostengünstige Option ist sevDesk – nutzerfreundlich, cloudbasiert und speziell auf Freiberufler:innen zugeschnitten. Auch e-Rechnungen lassen sich damit erstellen – und das völlig kostenlos.

Fazit

Rechnungen sind mehr als eine formale Pflicht – sie spiegeln Professionalität und Zuverlässigkeit wider. Gerade Übersetzer:innen und Dolmetscher:innen, die oft international und projektbezogen arbeiten, profitieren von klaren Strukturen. Wer die Kleinunternehmerregelung versteht, Pflichtangaben kennt und digitale Werkzeuge nutzt, schafft eine solide Basis für ein effizientes, rechtssicheres Arbeiten.